„Wenn ich morgens schon um sieben vor allen anderen im Büro bin, schaffe ich bis neun mehr als den ganzen Tag!“ Geht es Ihnen manchmal auch so?

Das ist allen bekannt: Arbeitsverdichtung, Überlastung, Burnout – das und weitere Herausforderungen für Menschen am Arbeitsplatz bestimmen heute in vielen Organisationen den betrieblichen Alltag. Immer mehr Menschen fühlen sich an der Grenze ihrer Leistungsfähigkeit, sehen oft keinen Ausweg aus ihrer Situation – und „retten“ sich dann in die Krankheit. Der Körper schmerzt, Schlafstörungen und Aufmerksamkeitsdefizite stellen sich ein, die Produktivität sinkt. Längere Krankheitsphasen können zu Produktionsausfällen führen (sofern nicht Kollegen die Arbeit übernehmen und sich dadurch selbst noch mehr belasten), und der durch das große Engagement bereits erzielte Produktivitätsvorteil wird reduziert oder geht sogar ins Negative. Getreu der Aussage von Mark Twain: „Als wir das Ziel aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen“ wird dann noch mehr „reingehauen“, ohne dass sich das in größerer Produktivität niederschlägt.

Der Mensch hat (individuelle) Grenzen – jeder weiß das, und dennoch glauben viele, diese Tatsache zumindest für sich ignorieren zu können. Der Hirnforscher Gerald Hüther sagt (sinngemäß): Am besten ist es, wenn sich ein Mitarbeiter auf eine einzige Aufgabe konzentrieren kann. Gleichwertige Aufmerksamkeit für zwei Aufgaben aufzubringen, ist problematisch, aber machbar. Wenn es aber fünf Aufgaben oder mehr sind, leidet die Qualität, die Tiefe, und gleichzeitig steigt der Stresspegel an. Soweit zum Thema Multitasking, eine der dümmsten „Erfindungen“ der letzten Jahre. Schließlich arbeitet unser Gehirn sequentiell und nicht parallel, wobei die Umschalt-geschwindigkeit natürlich individuell ist.

Tatsache ist, dass die Produktivitätszuwächse in der industrialisierten Welt nicht mehr so groß sind wie früher. Das liegt, so sagen Fachleute, auch daran, dass nicht mehr so viele Erfindungen mit großer Tragweite gemacht werden wie zu Beginn der Industrialisierung, wo die Erfindung der Eisenbahn oder des Flugzeuges u.v.m. gewaltige Entwicklungs- und Produktivitätssprünge bedeuteten. Natürlich entstehen auch heute nahezu täglich auf allen Gebieten Weiterentwicklungen – nur die dadurch ausgelösten Produktivitätsfortschritte sind nicht mehr so groß, es sind meist kleinere Schritte, die, weil sie häufiger dazu kommen,  gleichwohl Menschen stark belasten können.

Das ist (noch) nicht allen bekannt: 4 Stunden pro Tag reichen völlig! Moment Mal, werden Sie jetzt vielleicht denken, nun dreht er aber voll am Rad! Ich komme fast nie mit meiner Arbeitszeit hin, Überstunden sind fast die Regel, was soll da der Blödsinn mit den 4 Stunden! Und tatsächlich: Ich treffe in den Unternehmen auf viele fleißige Mitarbeiter, die keinesfalls faul in ihrem Stuhl lümmeln, viel arbeiten und so oft auf eine ansehnliche Zahl von Überstunden kommen. 50 oder gar 60 Stunden pro Woche heben sogar das Ansehen der betreffenden Person – dabei sind viele dieser Menschen, behaupte ich mal, oft nur schlecht organisiert. Sie sind zweifelsohne fleißig – aber sind sie auch produktiv? Stunden zählen oft mehr als Ergebnisse. Wichtig ist, was hinten heraus kommt, sagte einst Helmut Kohl – und wie lange dafür gebraucht wurde, bestimmt den Grad der Produktivität. Geschäftig sein wird oft mit Produktivität verwechselt (Quadrant der Täuschung im Modell von Stephen Covey). Schnell kann sich hier jeder selbst auf die Spur kommen mit der Frage nach dem Feierabend: Was habe ich heute mit meinem Zeit- und Arbeits-einsatz erreicht? Oft genug kommt dann die Erkenntnis, dass man zwar sehr fleißig war, aber nur wenig geschafft bzw. geschaffen hat.

Seit Jahrzehnten wissen wir, dass der Mensch einer individuellen Tages-leistungskurve unterworfen ist: Zu manchen Zeiten (z.B. morgens oder vormittags) ist man leistungsfähiger als zu anderen (z.B. nach dem Mittag-essen). Diese Kenntnis wird ebenso seit Jahrzehnten in den meisten Unter-nehmen ignoriert, was dazu führt, dass die Menschen z.B. bei Meetings (die gerne auch mal am frühen Nachmittag stattfinden) zwar anwesend sind, aber eben nur körperlich und nicht mit der erforderlichen Aufmerksamkeit. Wichtig sind bei dem von mir angesprochenem 4 Stundenthema 2 Themenkreise:

• die Kenntnis der individuellen Leistungskurve und
• die Kunst der Pause.

Wie bereits erwähnt, ist die individuelle Leistungskurve individuell: Die einen sind in der Frühe schon sehr leistungsfähig, andere wiederum brauchen einen längeren Anlauf und glänzen erst später am Tage. Das kann jeder für sich selbst herausfinden und sich bemühen, die Arbeit entsprechend einzuteilen. Ich z.B. bin jemand, der gern morgens spätestens um 8.00 Uhr beginnt und weiß, dass der Vormittag für mich die produktivste Zeit ist. Mein Kollege, Herr Renda, ist morgens oft nicht so gut zu gebrauchen, dafür aber sehr gut im späteren Tageslauf. Natürlich leisten wir auch außerhalb unserer Spitzen-zeiten, besonders herausfordernde Aufgaben packe ich mir aber in den Vormittag, wenn immer es geht.

Da wir nicht durchgängig gleich leistungsfähig und produktiv sein können, kommt also der Pause eine besondere Bedeutung zu. Die Pause ermöglicht, Abstand zu gewinnen, zu entspannen, der Kreativität einen neuen Anlauf zu ermöglichen. Berühmte Geister wie Charles Darwin, Thomas Mann oder der britische Mathematiker G.H. Hardy haben als Gemeinsamkeit nicht nur herausragende Leistungen, sondern – den 4 Stundentag! Keiner von Ihnen arbeitete an den jeweiligen Themen intensiv mehr als 4 Stunden pro Tag am Stück, sondern verteilte diese auf den Tageslauf. Darwin z.B. begann den Tag mit einem Morgenspaziergang und arbeitete dann eineinhalb (!) Stunden an einem wissenschaftlichen Thema. Dann unterbrach er für die Erledigung von Korrespondenz und widmete sich anschließend nochmals etwa 2 Stunden seiner Facharbeit. Vor dem Mittagessen begab er sich auf einen etwa 1 stündigen Spaziergang, nach dem Mittagessen folgte der Mittagsschlaf. Danach stand noch etwas Büroarbeit (Korrespondenz u.ä.) auf dem Programm, gefolgt von einem weiteren Spaziergang vor dem Abendessen. In diesen 3,5 – 4 Stunden täglicher konzentrierter Arbeit schrieb er immerhin 19 Bücher, das bekannteste unter ihnen „Über die Entstehung der Arten“. Auch der englische Mathematiker Hardy war der Meinung, dass „4 Stunden schöpferische Arbeit am Tag ungefähr die Obergrenze für einen Mathematiker“ sei. Thomas Mann arbeitete selten mehr als etwa 5 Stunden pro Tag an seinen Romanen, unterbrochen von wohlgesetzten Pausen. Gleichwohl war er den Rest des Tages nicht faul: In der übrigen Zeit las er, erledigte die Korrespondenz, führte Gespräche usw.

Nun mögen Sie dagegen anführen, dass die damals eine andere Zeit war (stimmt), die Geschwindigkeiten und die Nachrichtentechnik mit heute nicht zu vergleichen sind (stimmt auch) und das bei der heutigen Arbeitssituation in unserer Wirtschaft nicht ginge (stimmt nicht): Jemand, der mehr Pausen macht, kann durchaus produktiver sein als jemand, der geschäftig, aber ohne besonderen Tiefgang, auf die Computertastatur einschlägt. Der berühmte japanische Schriftsteller Haruki Murakami arbeitet nach eigenem Bekunden etwa 4 Stunden pro Tag (unterbrochen von Pausen) an seinen Büchern (nur vormittags) und beschäftigt sich in der übrigen Zeit mit Spaziergängen, Lektüre, Übersetzungen, Korrespondenz usw. Er sagt in seinem Buch „Von Beruf Schriftsteller“ von sich, dass er als tägliches Ziel das Schreiben von 4 – 5 Seiten habe, wenn er damit fertig sei, beende er seine schriftstellerische Tätigkeit für diesen Tag. Mit dieser Arbeitsweise hat er in den letzten Jahren nicht nur viele Bücher veröffentlicht, sondern auch Millionenauflagen erreicht – war also sehr produktiv. Und: Die Vizepräsidentin des Verbandes der Werks- und Betriebsärzte, Frau Anette Wahl-Wachendorf empfiehlt für den Umgang mit den Herausforderungen der Digitalisierung (ständige Erreichbarkeit, schnelle Taktung usw.) ausreichend und wirkliche Pausen (ohne Handy u.ä.) zu machen, um aus der Spannung zu kommen. (Tagesspiegel v. 06.05.2017). Und Pausen sind bestimmt gesünder als die Medikamente, die Menschen einnehmen, um ihre Produktivität zu steigern.

Ein neues System der Kooperation in Unternehmen wäre zu schaffen, für Mitarbeiter wie für Führungskräfte. Zuerst gilt es, das Paradigma „Arbeits-stunden sind gleich Produktivität“ und den Glauben, Menschen hätten keine Grenzen, aufzulösen und das Ausmaß an Blindleistung in Organisationen zu reduzieren. Anwesenheit, und sei es 10 Stunden am Tag, hat nichts mit Produktivität zu tun; immer weiter zu machen, obwohl nichts sinnvolles mehr herauskommt, ist Verschwendung von Energie und Arbeitszufriedenheit.

Das bedeutet konkret:

• Jede/r Mitarbeiter/in ist aufgerufen, für sich selbst herauszufinden, zu welchen Zeiten sie besonders produktiv sein können und ihre Arbeit entsprechend einzuteilen: Die herausfordernden Aufgaben in der besonders produktiven Zeit, in der übrigen Zeit die weniger anspruchs-vollen Tätigkeiten. In diesem Kontext sind die Führungskräfte übrigens aufgefordert, sich selbst daraufhin zu prüfen, mit welchen oft sinnfreien Aufgaben und Terminvorgaben („Muss bis morgen fertig sein“, und dann liegt es wochenlang auf dem Schreibtisch des Chefs) sie ihre MitarbeiterInnen an der Produktivität hindern.
• In den Unternehmen gilt es, Konferenzen und den Mailverkehr auf ein Minimum zu reduzieren, um so den Mitarbeitenden wieder Freiräume für die Erledigung der wirklich wichtigen Aufgaben zu schaffen. Das würde die Produktivität nachhaltig steigern!
• Es gilt, eine neue und den individuellen Bedürfnissen entsprechende Pausenkultur und Pausenmöglichkeiten zu entwickeln und zu etablieren. Festgelegte Pausenzeiten sind (auch in ihrer Anzahl) ein Ding der Unmöglichkeit: Vielleicht habe ich gerade zu diesem Zeitpunkt eine besonders kreative Phase? Vielleicht brauche ich zu diesem Zeitpunkt auch gar keine Unterbrechung? Und schauen wir mal in sog. Pausenräume: Angesichts derer Gestaltung ist mancher lieber an seinem Arbeitsplatz, als sich dort aufzuhalten! Aber auch: An manchen Tagen ist es besser, mehr Pausen zu machen anstatt einfallslos auf den Bildschirm zu starren!

Pausen dienen der Erholung des Geistes (und auch des Körpers) und dem Schöpfen von neuer Energie. Das Gehirn wird entlastet und kann einen neuen Anlauf nehmen für die nächsten Aufgaben. An manchen Arbeitsplätzen und in manchen Unternehmen werden Pausen für die Beschäftigten leider auch zu einer kurzzeitigen Fluchtmöglichkeit vor der aktuellen Arbeitssituation, da wäre Handlungsbedarf! Wichtig ist die Pausengestaltung: Die meisten der großen Geister gingen/gehen spazieren, oft eine Stunde oder länger, um wieder Abstand zu gewinnen, Energie zu tanken und auf neue Ideen zu kommen. Das ist in vielen Betrieben schon aufgrund ihres Standortes oft nicht möglich, in einigen schon. Was z.B. überall möglich ist, ist der seit Jahren von mir bei unseren Kunden proklamierte „Raum der Stille“: Das Unternehmen stellt einen oder mehrere Räume zur Verfügung, in den/die sich Mitarbeiter zurückziehen können, um z.B. durch Meditation nicht nur zur inneren Ruhe zu kommen, sondern auch sich zentrieren und wieder neu durchstarten zu können. Über die positive Wirkung der Meditation für die Menschen und deren Leistungsvermögen gibt es so viele wissenschaftlich fundierte Veröffentlichungen, dass ich mich immer wieder wundere, weshalb Meditation nicht schon lange ein festes Angebot an die Mitarbeiter und ein Bestandteil des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist. Manche Unternehmen haben auch Entspannungszonen eingerichtet mit Spielen, Büchern oder einfach nur besonders bequemen Sitzgelegenheiten, wo sich der/die Mitarbeitende zurückziehen kann – auch eine gute Möglichkeit. Alle großen Geister pflegten den Mittagsschlaf – heute heißt das „power napping“ und beschreibt einen etwa 15-minütigen Kurzschlaf, dessen entspannende Wirkung wissenschaftlich belegt ist. All das setzt allerdings voraus, dass die Pausenregelungen keine Pausenregelungen mehr sind, die exakte Zeiten vorschreiben. So wie man von Vertrauensarbeitszeit spricht sollte man auch von Vertrauenspausen sprechen. Das verlangt allerdings ein grundsätzliches Umdenken: Bezahlen Sie Ihre Leute für Anwesenheit oder für Ergebnisse? Wenn jemand in kürzerer Zeit auch aufgrund von sinnvoll gesetzten Pausen die erwarteten Ergebnisse bringt – warum nicht eine großzügige Pausen-gewährung?

Ein weiteres Thema ist die Frage nach der Sinnhaftigkeit der von den MitarbeiterInnen auszuführenden Arbeit, die großen Einfluss auf die Produktivität hat – aber das gehört in einen anderen Unternehmerbrief. Machen Sie doch jetzt, nach der Lektüre unseres Briefes, erst mal eine Pause, denken Sie über den Inhalt bezogen auf Ihre Person und ihre Organisation nach – und wenn Fragen auftauchen, Sie wissen ja, wo Sie uns finden!

Herzliche Grüße

Ihr Thomas Zimmermann

und das Team von synthesis